Selon la définition connue de tous, le syndic de copropriété en ligne est un syndic professionnel, ou plus précisément un syndic dématérialisé pouvant organiser et gérer de la copropriété grâce à Internet. Pour s'assurer que toutes les missions sont achevées impeccablement et ponctuellement, beaucoup de conditions doivent être réunies, des collaborations doivent s’effectuer. Le point le plus important est sans doute le recours à la numérisation et à la répartition des rôles pour ne pas compliquer les actions dans la copropriété.
Quel est le rôle du syndic en ligne ?
Pour être précis, le syndic en ligne est une forme de syndic qui a pour rôle et objectifs de présenter des prestations à distance ou en ligne sur n’importe quels domaines, sans avoir à se déplacer vu que la présence physique n’y est pas obligatoire. Toutefois, la disponibilité et les réactions par e-mail et par téléphone sont toujours valides. C’est alors au syndic en ligne de prendre le relais des responsabilités du syndic professionnel. Néanmoins, si des copropriétaires veulent s’investir dans la vie de la copropriété, les actions de terrains peuvent aussi leur être confiées. De ce fait, la collaboration est au niveau de la mise à contribution entre le syndic en ligne et le conseil syndical. Les tâches qu'il doit être en mesure d’assurer sont alors très vastes. Il y a la gestion du côté financier, des parties communes, surtout dans le domaine de l’immobilier, la supervision du compte bancaire, la prise en main de la couverture des impayés par avis de courrier, l’appel des copropriétaires qui ne veulent pas suivre le règlement de copropriété. En effet, il doit aussi mettre à disposition un espace en ligne (extranet) dotée d’outils et d’informations pour les copropriétaires et le conseil syndical. L’objectif est ici d’aider ces derniers à faciliter l’organisation des assemblées générales et à présenter les déclarations au cas où des problèmes surviendraient (envoi des convocations ou d’ordre journalier). La plupart du temps, les AG ont lieu chez l’un des copropriétaires. D’après ses fonctions, aucun de ses représentants ne sera sur place le jour de l’AG. Mais comme le conseil syndical le sera, il se chargera d’effectuer l’intégralité de la séance. C’est le même cas pour la plupart des autres responsabilités telles que le suivi des travaux, la tenue du carnet d’entretien, ou aussi la surveillance du bon fonctionnement des opérations de maintenance sur place. Au vu de toutes ces prestations, il est clair que le but du syndic de copropriété en ligne est de diminuer les coûts que vous devrez appliquer. Ainsi, il implique des tarifs d’environ une centaine d’euros le lot, si en général le syndic traditionnel demande le double, voire quatre fois plus, dans la facture.
Un extranet : une interface qui doit mettre en valeur un syndic
Selon la loi ALUR, tous les syndics professionnels ont l’accord d’autoriser les copropriétaires à consulter tous les documents de copropriété qui les concernent. Par exemple, les contrats des prestataires, les appels de charges comptants, etc. Et cela depuis les dispositifs ayant une interface adaptée aux ordinateurs et aux Smartphones, outil de navigation. Vous le savez tous qu’actuellement, ce soient les moyens de communication les plus rapides et le plus ergonomiques. Il possède même une cloison très large de documents à solliciter qui lui permet d’accomplir correctement ses missions de terrain. Mais malgré cela, quelques syndics ne sont pas encore à la hauteur de leur responsabilité et n’ont pas les moyens nécessaires pour réaliser ni faire la mise à jour pour atteindre un extranet performant qui pourra présenter un réel espace personnel moins difficile à consulter. Même si cela est dans leur obligation. De son côté, le syndic en ligne, par sa définition numérique, et étant un expert de la dématérialisation, offre un extranet plus parfait et particulièrement concurrentiel.
Analyser avant d’opter pour un syndic de copropriété en ligne
Ainsi, l’aide qu’apportent le conseil syndical, le recours à l’emploi de la technologie numérique et l’inutilité de la présence physique dans la copropriété lui permet d’offrir les services à prix très discutable. Bien évidemment, il est possible de considérer cela tel un syndic low-cost. Et en effet, il ne serait pas étonnant que les services obtenus d’un syndic en ligne soient presque complètement différenciés d’un syndic traditionnel. Car il peut présenter des analogies en plus, des visites perpétuelles sur la copropriété, la tenue de l’assemblée générale, plus de réactivité dans les cas de force majeure ainsi qu’un suivi strict des travaux. D’après ces raisons, le syndic de copropriété en ligne est sans doute une formule durable pour les copropriétaires. Mais ce n’est valable que pour les copropriétés de 50 lots ou moins, car jusque-là, le conseil syndical peut encore supporter le manque de présence physique du syndic. Par ailleurs, il est également possible d’associer un syndic en ligne à un complaisant. Le copropriétaire de ce dernier se sert de ses capacités pour effectuer ses activités. Néanmoins, comme le syndic bénévole est quand même payé, le coût additionnel à celui-ci ne sera pas pour autant différencié des forfaits que certains syndics traditionnels proposent.
À qui le syndic de copropriété en ligne s'adresse-t-il ?
Vu tous les critères et les responsabilités que prend en main le syndic de copropriété en ligne, il est évident qu'il est plus adapté aux petites structures. Si vous voulez sortir opportun, il va falloir posséder environ une vingtaine de lots, pas plus. Au-delà de ce nombre, vous êtes recommandé d’approcher un syndic traditionnel. Mais, veillez à ce que les copropriétaires s’entendent à merveille avant de se pencher sur une plateforme ou l’autre. Pourquoi ? Bien sûr, c’est à cause des rôles et des responsabilités du syndic en ligne et du conseil syndical, surtout, sur le terme de présence. Il vaut mieux que tout aille comme sur des roulettes. Il en est de même pour la nécessité de gérer un nombre excessif d’équipements collectifs. D’autre part, comme la réactivité des deux types de syndics n’est pas identique, il faudra être opérationnel avant de choisir la plateforme qui vous convient. Tout dépendra de vos préférences.